Приложение дня: Telegram для Windows

Как организовать эффективную работу с документами в «Р7-Офис»: 5 советов



«Р7-Офис» — активно набирающая популярность экосистема для совместной работы, в том числе с документами. Одно из важнейших достоинств системы — адекватное воспроизведение документов стандарта OOXML, базового для платформы от Microsoft. Но для того, чтобы работа с документами была эффективной, сами офисные документы стоит правильно организовать.

Модуль «Документы» в «Р7-Офис» организован практически так же, как в любом другом облачном хранилище файлов, то есть всерьез переучиваться не придется. Те же папки, те же файлы, те же возможности сортировки документов по дате создания или изменения, названию, размеру, типу и автору. Плюс, поскольку «Р7-Офис» — это платформа для совместной работы, основные разделы здесь такие:

— «Мои документы», где хранятся файлы,
— «Доступно для меня», где отображаются документы, к которым у пользователя есть доступ
— «Общие», где хранятся общие для всех членов рабочей группы документы (создается администратором группы)
— «В проектах», где можно найти документы, которые создавались или редактировались в рамках работы в модуле «Проекты»

Плюс, конечно, есть разделы, в особом представлении не нуждающиеся — «Корзина», «Избранное», «Последние» (можно включить или отключить в настройках модуля). Структура довольно привычная, что хорошо — меньше усилий на привыкание к новому интерфейсу. А для повышения эффективности коллаборации можно воспользоваться некоторыми советами:


1. Структурируйте хранение

Сваливать все документы в одну кучу — плохая идея, особенно если их много. Чтобы потом найти что-нибудь, внезапно ставшее столь важным и нужным, придется потратить время, особенно если вы не очень хорошо помните имя файла или, когда над ним в последний раз работали. Поэтому свои собственные файлы лучше структурировать хотя бы тематически — чтобы в отдельных папках лежали персональные документы, рабочие файлы, файлы, которыми вы обмениваетесь с внешней средой, и так далее.

То же касается и уровня администратора. Рабочие файлы лучше всего распределить по папкам людей или команд, которые с ними работают.


2. Распределяйте права



Файлам и папкам в модуле «Документы» можно присваивать разные уровни доступа как для групп, так и для отдельных пользователей. Возможен полный доступ, доступ только для чтения, только просмотр, или с возможностью заполнения форм или комментирования. Плюс, доступ какому-либо пользователю или группе к определенному документу или папке можно вовсе запретить. Таким образом можно гибко настроить файлы или папки для различных категорий участников рабочей группы. Для конкретного документа можно также легко закрыть доступ для соавторов прямо из контекстного меню — удобно в качестве инструмента «подведения черты». Кстати, через то же контекстное меню можно и получить ссылку на файл как для пользователей портала, так и для внешних пользователей.


3. Делайте бэкапы

Старая, как мир истина: если файл у тебя хранится в единственном экземпляре, значит он тебе просто не нужен. Никто не может дать стопроцентной гарантии, что в условный Tier-3 дата-центр завтра не попадёт метеорит и не выведет из строя его инфраструктуру. То же касается скромной серверной не менее скромного предприятия или учреждения. Отказоустойчивость не бывает стопроцентной, и вероятность не остаться без нужных документов в случае наступления форс-мажорных обстоятельств можно снизить, просто регулярно осуществляя резервное копирование. На уровне администратора — централизованно, но и на уровне пользователя такая практика лишней не будет точно. Оказаться с не самой свежей версией файла на руках — лучше, чем остаться совсем без информации. К тому же, в случае удаленной работы с документами в поездке доступ в Интернет может быть и очень нерегулярным.


4. Перенесите файлы из внешнего хранилища



Р7-Офис поддерживает интеграцию сторонних хранилищ файлов

При желании к «Р7-Офис» легко можно подключить внешнее хранилище файлов, что позволит избежать длительного переноса и ручного копирования. Платформа поддерживает множество популярных сервисов — Google Drive, Box, OneDrive, Nextcloud и ownCloud, SharePoint и в принципе любой другой сервис подобного функционала, поддерживался бы протокол WebDAV.

Кстати, большинство таких сервисов имеют свои собственные инструменты синхронизации облачных данных с персональным компьютером, что упрощает задачу резервирования данных.


5. Облако не безразмерное. Удаляйте ненужное

Если не уделять внимание вопросу очистки рабочего места от ненужных предметов, оно быстро захламляется. То же самое касается и виртуального рабочего места. Чем больше файлов, тем сложнее в их ворохе найти что-то важное и нужное. Мало того, они занимают место, а ведь облачные хранилища далеко не безразмерные. Поэтому разумной идеей будет держать в доступности через модуль «Документы» самые актуальные документы, над которыми ведется работа прямо сейчас, или которые необходимы для текущих проектов, или могут понадобиться в обозримом будущем. В любом другом случае — удаляйте то, что не пригодится. Конечно, для процесса ревизии требуется время и некоторое волевое усилие, но результат того стоит.


Автор: Softodrom.ru
Дата:

БЕСПЛАТНЫЕ ПРОГРАММЫ


ТОП-Сегодня

Программы: Интернет

Скачать SoftEther VPN Client 2021.11.30 Build 9745

Бесплатный VPN-клиент. Поддерживаются OpenVPN, IPsec, L2TP, MS-SSTP, L2TPv3 и EtherIP, а также собственный протокол

XP/7/8/10
Разработчик:
SoftEther

Загрузок:
84377

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: Мультимедиа

Скачать K-Lite Codec Pack Full 16.5.3

K-Lite Codec Pack Full — набор кодеков и инструментов для проигрывания аудио и видео практически любых форматов

10
Разработчик:
K-Lite

Загрузок:
5932756

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: iOS

Скачать Discord (iPhone/iPad) 102.0

Мессенджер, изначально ориентированный на геймеров, но со временем получивший популярность и среди других групп пользователей

7/8/10
Разработчик:
Discord, Inc.

Загрузок:
3770

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: iOS

Скачать WhatsApp (iPhone) 2.21.221

WhatsApp — мессенджер для iPhone. Все сообщения, фотографии, видео, документы и звонки защищены сквозным шифрованием

iOS
Разработчик:
WhatsApp Inc.

Загрузок:
163737

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: Безопасность

Скачать Dr.Web CureIt! 30.11.21

Dr.Web CureIt! — бесплатная антивирусная программа на основе ядра антивируса «Доктор Веб»

XP/7/8/10
Разработчик:
Doctor Web, Ltd.

Загрузок:
1857839

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: Android

Скачать СМОТРИМ: сериалы, кино и шоу (Android) 7.8

Приложение медиаплатформы «Смотрим». Доступен весь контент производства ВГТРК - телеканалы, радиостанции, сайт Вести.ру и интернет-кинотеатр с сериалами, фильмами, документальным кино, телешоу и детскими передачами

Android
Разработчик:
ВГТРК

Загрузок:
4500

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: iOS

Скачать YouTube (iPhone/iPad) 16.45.4

YouTube — официальное приложение видеосервиса. Позволяет смотреть видеоролики, следить за каналами и публиковать собственные видео

iOS
Разработчик:
Google

Загрузок:
55921

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: iOS

Скачать Telegram Messenger (iPhone/iPad) 8.2.2

Мессенджер, позволяющий обмениваться голосовыми звонками, текстовыми сообщениями, а также фото- и видео-файлами. Поддерживается безопасная (зашифрованная) передача данных

iOS
Разработчик:
Telegram LLC

Загрузок:
16712

Бесплатная



ТОП-Сегодня

Программы: Интернет

Скачать Telegram Desktop 3.2.5

Telegram Desktop — мессенджер с поддержкой end-to-end шифрования, позволяющий обмениваться текстовыми сообщениями, а также фото- и видео-файлами

7/8/10
Разработчик:
Telegram

Загрузок:
38872

Бесплатная



Новое: Программы
30.11.2021 18:52

Состоялся релиз VeraCrypt 1.25

Версия VeraCrypt для Windows позволяет создавать и запускать скрытую копию операционной системы, наличие которой можно правдоподобно отрицать


26.11.2021 14:33

Производителей гаджетов обяжут получать «явный отказ» от приложений

Правительство РФ планирует внести ряд изменений в правила предустановки отечественных приложений на продаваемые в стране гаджеты


16.11.2021 20:55

Состоялся релиз приложения для удаления данных CCleaner 5.87

Состоялся релиз новой версии популярного бесплатного приложения CCleaner, предназначенного для очистки жесткого диска, удаления временных файлов, истории просмотра сайтов и т.п.


16.11.2021 17:41

Сбер обучил нейросеть ruGPT-3 писать код

Возможности такой модели позволяют нейросети дописывать код разработчика, искать уязвимые места в коде, переводить код с одного языка программирования на другой, а в перспективе — трансформировать в код алгоритм, сформулированный обычной речью


15.11.2021 17:54

Малый и средний бизнес сможет купить российский софт на 50% дешевле

Минцифры России запустило программу поддержки цифровизации малого и среднего бизнеса в рамках федерального проекта «Цифровые технологии» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации»


Популярное: Программы
30.11.2021 18:52

Состоялся релиз VeraCrypt 1.25

Версия VeraCrypt для Windows позволяет создавать и запускать скрытую копию операционной системы, наличие которой можно правдоподобно отрицать


26.11.2021 14:33

Производителей гаджетов обяжут получать «явный отказ» от приложений

Правительство РФ планирует внести ряд изменений в правила предустановки отечественных приложений на продаваемые в стране гаджеты


23.12.2007 03:11

Лучшие бесплатные программы 2007 года

Softodrom.ru: 20 лучших бесплатных программ 2007 года


18.06.2009 15:57

Бесплатный антивирус от Microsoft будет называться Security Essentials

Microsoft приступила к внутреннему тестированию бесплатного антивируса Microsoft Security Essentials


17.01.2010 04:03

Mozilla кардинально поменяла концепцию разработки Firefox

Компания Mozilla пересмотрела процесс разработки Firefox, отказавшись от версии 3.7 браузера


» Оставьте первым свой комментарий

Все рубрики статей (650 / 0):
Статистика | Рейтинги | Авторам | Реклама
Copyright © 1999-2021 Softodrom.ru
О проекте | О перепечатках | Рассылки | Пользовательское соглашение | Политика конфиденциальности | Карта сайта
Яндекс.Метрика