Как организовать эффективную работу с документами в «Р7-Офис»: 5 советов

«Р7-Офис» — активно набирающая популярность экосистема для совместной работы, в том числе с документами. Одно из важнейших достоинств системы — адекватное воспроизведение документов стандарта OOXML, базового для платформы от Microsoft. Но для того, чтобы работа с документами была эффективной, сами офисные документы стоит правильно организовать.

Модуль «Документы» в «Р7-Офис» организован практически так же, как в любом другом облачном хранилище файлов, то есть всерьез переучиваться не придется. Те же папки, те же файлы, те же возможности сортировки документов по дате создания или изменения, названию, размеру, типу и автору. Плюс, поскольку «Р7-Офис» — это платформа для совместной работы, основные разделы здесь такие:

— «Мои документы», где хранятся файлы,
— «Доступно для меня», где отображаются документы, к которым у пользователя есть доступ
— «Общие», где хранятся общие для всех членов рабочей группы документы (создается администратором группы)
— «В проектах», где можно найти документы, которые создавались или редактировались в рамках работы в модуле «Проекты»

Плюс, конечно, есть разделы, в особом представлении не нуждающиеся — «Корзина», «Избранное», «Последние» (можно включить или отключить в настройках модуля). Структура довольно привычная, что хорошо — меньше усилий на привыкание к новому интерфейсу. А для повышения эффективности коллаборации можно воспользоваться некоторыми советами:


1. Структурируйте хранение

Сваливать все документы в одну кучу — плохая идея, особенно если их много. Чтобы потом найти что-нибудь, внезапно ставшее столь важным и нужным, придется потратить время, особенно если вы не очень хорошо помните имя файла или, когда над ним в последний раз работали. Поэтому свои собственные файлы лучше структурировать хотя бы тематически — чтобы в отдельных папках лежали персональные документы, рабочие файлы, файлы, которыми вы обмениваетесь с внешней средой, и так далее.

То же касается и уровня администратора. Рабочие файлы лучше всего распределить по папкам людей или команд, которые с ними работают.


2. Распределяйте права



Файлам и папкам в модуле «Документы» можно присваивать разные уровни доступа как для групп, так и для отдельных пользователей. Возможен полный доступ, доступ только для чтения, только просмотр, или с возможностью заполнения форм или комментирования. Плюс, доступ какому-либо пользователю или группе к определенному документу или папке можно вовсе запретить. Таким образом можно гибко настроить файлы или папки для различных категорий участников рабочей группы. Для конкретного документа можно также легко закрыть доступ для соавторов прямо из контекстного меню — удобно в качестве инструмента «подведения черты». Кстати, через то же контекстное меню можно и получить ссылку на файл как для пользователей портала, так и для внешних пользователей.


3. Делайте бэкапы

Старая, как мир истина: если файл у тебя хранится в единственном экземпляре, значит он тебе просто не нужен. Никто не может дать стопроцентной гарантии, что в условный Tier-3 дата-центр завтра не попадёт метеорит и не выведет из строя его инфраструктуру. То же касается скромной серверной не менее скромного предприятия или учреждения. Отказоустойчивость не бывает стопроцентной, и вероятность не остаться без нужных документов в случае наступления форс-мажорных обстоятельств можно снизить, просто регулярно осуществляя резервное копирование. На уровне администратора — централизованно, но и на уровне пользователя такая практика лишней не будет точно. Оказаться с не самой свежей версией файла на руках — лучше, чем остаться совсем без информации. К тому же, в случае удаленной работы с документами в поездке доступ в Интернет может быть и очень нерегулярным.


4. Перенесите файлы из внешнего хранилища



Р7-Офис поддерживает интеграцию сторонних хранилищ файлов

При желании к «Р7-Офис» легко можно подключить внешнее хранилище файлов, что позволит избежать длительного переноса и ручного копирования. Платформа поддерживает множество популярных сервисов — Google Drive, Box, OneDrive, Nextcloud и ownCloud, SharePoint и в принципе любой другой сервис подобного функционала, поддерживался бы протокол WebDAV.

Кстати, большинство таких сервисов имеют свои собственные инструменты синхронизации облачных данных с персональным компьютером, что упрощает задачу резервирования данных.


5. Облако не безразмерное. Удаляйте ненужное

Если не уделять внимание вопросу очистки рабочего места от ненужных предметов, оно быстро захламляется. То же самое касается и виртуального рабочего места. Чем больше файлов, тем сложнее в их ворохе найти что-то важное и нужное. Мало того, они занимают место, а ведь облачные хранилища далеко не безразмерные. Поэтому разумной идеей будет держать в доступности через модуль «Документы» самые актуальные документы, над которыми ведется работа прямо сейчас, или которые необходимы для текущих проектов, или могут понадобиться в обозримом будущем. В любом другом случае — удаляйте то, что не пригодится. Конечно, для процесса ревизии требуется время и некоторое волевое усилие, но результат того стоит.

Автор:	Softodrom.ru
Дата:	21.10.2021 20:14