Как предоставить права доступа к документу в «Р7-Офис»

Работа с электронными документами подразумевает не только их создание и редактирование. Готовые файлы часто необходимо отправлять коллегам, руководителю или партнерам. В этой статье расскажем о том, как открыть доступ к документам «Р7-Офис» для разных категорий пользователей.


Зачем предоставлять права доступа к документам

С помощью настройки прав доступа в «Р7-Офис» можно предоставить возможность другим пользователям просматривать или редактировать документ. Таким образом можно учесть интересы и полномочия разных категорий пользователей.

Есть несколько причин, по которым для одного документа нужно настраивать разные права доступа:

• обеспечение конфиденциальности данных;
• предотвращение удаления или порчи важной информации;
• распределение ответственности при коллективной работе;
• соблюдение авторских прав;
• аудит изменений информации.

Какие варианты прав доступа к документам есть в «Р7-Офис»

В пакете офисных приложений «Р7-Офис» предусмотрено несколько вариантов прав доступа к документам:

• Полный доступ. Пользователю разрешены любые действия с документом: редактирование, форматирование, добавление страниц, сохранение изменений, экспорт, печать и т.д. Такой уровень доступа дает полный контроль над файлом.
• Рецензирование. Предполагает возможность добавлять к документу комментарии или рецензию. При этом пользователь создает отдельный файл с развернутым аналитическим разбором материала. Все правки видны другим пользователям.
• Заполнение форм. Если в документе есть интерактивные формы, пользователю разрешается только вводить информацию в поля этих форм. Изменение основного содержимого документа невозможно.
• Комментирование. Пользователь может только добавлять примечания или пояснения к тексту документа, не меняя его основное содержимое.
• Только чтение. Доступ на просмотр содержимого документа, в том числе с использованием навигации, без права внесения каких-либо изменений. Также возможна печать документа.
• Доступ запрещен. Пользователь не может даже просматривать содержимое документа. Этот вариант в отдельных случаях применяется для максимальной защиты конфиденциальных данных.

Таким образом, в системе гибко настраиваются права доступа под различные задачи.


Как открыть доступ к документу «Р7-Офис»

В редакторе «Р7-Офис» есть специальное меню, которое предназначено для настройки прав доступа. Чтобы его открыть существует два основных способа.


Способ № 1: Как открыть доступ к документу из общего раздела «Документы»

Раздел «Документы» содержит список всех файлов пользователя. В нем можно быстро настроить права доступа для разных документов.

Вызвать соответствующее меню можно одним из двух методов:

1. Нажать на кнопку «Доступ» напротив названия соответствующего документа.



2. Нажать на стрелку справа от названия документа и в выпадающем списке выбрать пункт «Настройка доступа».

В этом же списке есть дополнительные функции для работы со ссылками:

• «Копировать внешнюю ссылку».
• «Ссылка для пользователей портала».
• «Отправить по почте».

Способ 2: Как открыть доступ к документу внутри документа

Меню для настройки прав доступа можно открыть и непосредственно во время редактирования документа. Для этого достаточно нажать кнопку «Доступ», которая находится в правом верхнем углу экрана.



Если вы воспользуетесь любым из вышеуказанных способов, перед вами откроется меню, в котором можно настроить права доступа.



Как настроить права доступа на документы по ссылке

Если вы предоставляете кому-то права доступа к своему документу, нужно также настроить для них ссылки. Это можно сделать в том же меню для настройки прав доступа. В редакторе «Р7-Офис» существует два основных типа ссылок для предоставления документов.

Ссылки для пользователей портала

Этот тип ссылок могут открыть только пользователи, которые уже зарегистрированы в системе «Р7-Офис». В меню настройки прав доступа есть специальная кнопка для генерации таких ссылок. Если на нее нажать, то ссылка автоматически скопируется в буфер обмена, и ее можно будет отправить любому пользователю.



Получатель, в свою очередь, сможет перейти по этой ссылке и использовать документ согласно предоставленным ему правам.

Внешние ссылки на документы

Этот тип ссылок позволяет открыть доступ к документу для всех желающих, даже если они не зарегистрированы в системе «Р7-Офис». Чтобы создать такую ссылку, нужно переключить соответствующий ползунок в том же меню для настройки прав доступа.



В итоге будет сгенерирована ссылка для внешнего доступа. Тут же можно указать права, которые будут получены при переходе по ней:

• Полный доступ.
• Рецензирование.
• Заполнение форм.
• Комментирование.
• Только чтение.

Указанные права смогут получить все, у кого есть ссылка. Поэтому важно учитывать возможность несанкционированного доступа.

Также здесь появятся дополнительные функции для настройки ссылки:

• Сократить — создать короткую ссылку.
• Копировать — скопировать ссылку для отправки.
• По почте — быстро перейти к отправке ссылки по электронной почте (требуются дополнительные настройки).
• Встраивание документа – скопировать html-код для встраивания документа во внешние сайты.

При необходимости можно запретить доступ по внешней ссылке. Для этого достаточно переключить ползунок в исходное положение.

Как настроить права доступа для группы

В меню для настройки прав доступа можно выбрать один из двух типов совместного доступа:

• «Добавить пользователей» – для предоставления прав доступа отдельным пользователям.
• «Добавить группы» – для предоставления прав доступа группам пользователей.

Сами эти категории создаются и настраиваются в отдельных меню «Р7-Офис». В данной инструкции мы только покажем, как предоставить им доступ к документу.



Рассмотрим процесс настройки на примере предоставления прав для группы пользователей.

Для этого нужно выполнить следующие действия:

1. Нажать на стрелку справа от надписи «Добавить группы».
2. Выбрать необходимый вариант прав доступа (Полный доступ, Рецензирование, Заполнение форм, Комментирование, Только чтение).



3. Нажать на надпись «Добавить группы».
4. В выпадающем списке отметить галочкой желаемые группы и нажать кнопку «Сохранить».



После этого в окне настройки прав доступа появятся выбранные группы с указанием их прав доступа.



Здесь можно выполнять дополнительные настройки:

• нажать на стрелку напротив названия группы, чтобы установить для нее другие права доступа;
• нажать на крестик, чтобы удалить группу из списка (ее права тоже будут отменены).

Если в этом окне поставить галочку возле строки «Отправить оповещение», то пользователи, для которых были открыты новые права доступа, получат соответствующее уведомление. При желании можно также добавить для них произвольное сообщение.

Чтобы настройки вступили в силу, нужно в этом же окне нажать кнопку «Сохранить».

Автор:	Softodrom.ru
Дата:	08.12.2023 19:58