Почему мы сменили The Bat и Evernote на Мегаплан

На правах рекламы

Пришло время, когда бизнес стал расширяться, а вместе с этим появились некоторые проблемы в управлении, причем не только людьми (это отдельная наука), но и задачами, проектами. Появились трудности в расстановке приоритетов, назначении ответственных, а самое главное – в контроле.

Раньше ставили задачи по почте, аське и прочим каналом связи, всё разбросанно, сумбурно, не поймешь, кто ответственный. Когда вышел Evernote, пробовали его использовать как пространство для совместной работы (удобно для заметок, обсуждений, обмена информации), но это не решало проблему оперативного управления задачами.

Тогда стали искать систему, которая могла бы реализовать наши потребности. На помощь пришли различные планировщики, системы управления задачами и проектами. Сейчас рынок насыщен такого рода продуктами, но не все они одинаково полезны. Причем часть из известных систем уже успели трансформироваться в CRM-системы, системы совместной работы, заметочные сервисы и всё с элементами управления задачами. Каждый может выбрать для себя то, что именно необходимо на данный момент для организации и развития бизнеса.

Мы, команда разработчиков Diplomtime, искали для себя систему управления задачами, очень гибкую, не требующую сильной настройки, удобную и желательно недорогую.

Выбор системы управления проектами

Проблема эффективного управления задачами встала перед нами уже давно, когда наша команда разработчиков стала больше 5 человек. У нас небольшое подразделение, которое занимается различными Ай-ти разработками для головной компании и сторонних заказчиков.

На тот момент мы стали использовать системы Open Source, начали с юмористичной программы Teamer, потом пробовали Redmine, но она оказалась удобной больше для программистов, где обеспечивается конвейер задач, строгое распределение по этапам, но для менеджеров это оказалось слишком сложным и негибким.

В итоге мы остановились на Мегаплане, тогда ещё это была их первая версия, но с уже интуитивно понятным интерфейсом, нужными для нас функциями, удобными иерархиями. Единственный минус был в её быстродействии и отсутствии сквозного поиска по ключевым словам (не всегда помнишь название задачи).

Какие функции обеспечили нам эффективную работу в команде

Мы выбрали продукт Мегаплана "Совместная работа". В этом режиме в системе важными оказались для нас следующие функции:

• создание проектов и назначение на них отдельных руководителей, аудиторов и исполнителей, причем настройки доступа как таковой не пришлось делать, она встроенная и логичная;
• создание задач внутри проектов, причем, если человеку ставится задача, она автоматически становится доступна ему (как ни странно, не во всех системах так, например, отличились Opengoo и Clockingit);
• создание списка дел внутри задачи – очень хорошая функция, особенно когда задача составная, и её выполняют несколько человек одновременно;
• возможность комментировать ход выполнения задачи, прикреплять файлы – всё в одном пространстве;
• наличие календаря – можно смотреть загрузку и ориентироваться по времени;
• возможность быстро сменить ответственного человека по задаче;
• возможность принять или отклонить задачу с объяснениями, либо сделать запрос на смену дедлайна;
• удобная система уведомлений о готовности задачи – позволяет контролировать выполнение, есть возможность принять или отправить на доработку;
• возможность помечать задачи как горящие – в нашем понимании это стали задачи с максимальным приоритетом;
• возможность фильтровать задачи по различным критериям;
• видимость задач можно регулировать доступом, удобно видеть исполнителям только свои задачи, а руководителям всю картину.

Почти не использовали мы документы (всё крепили в задачи), не нужна нам была встроенная CRM, управление финансами. Пытались пользоваться отчетами, но функционал настолько оказался громоздкий и неудобный, что мы это дело забросили.

В общем и целом Мегаплан помог нам организовать работу достаточно эффективно, чтобы мы могли дальше развиваться и работать с большим количеством проектов.

Мегаплан изменился

Приятно, что ребята не стояли на месте и развивали свой продукт дальше. В тот момент, когда у нас участников в команде перевалило за 15 человек, присоединился штат программистов, пришлось вновь задуматься о системе. Мегаплан к тому времени не устраивал только быстродействием из-за большого количества ненужных функций. Но именно в этот момент они презентовали свою новую версию Мегаплан 2, при тестировании которой мы принимали непосредственное участие. Разработчики этой системы провели огромную работу по облегчению интерфейса в своей новой версии, прислушивались к рекомендациям пользователей и внедряли их.

Главной особенностью стало окончательное разделение CRM и системы управления задачами, в которой они оставили только нужный функционал для управления проектами.

Изменился дизайн и некоторые функции. Хотелось бы отметить некоторые из удобств:

• интерфейс стал намного дружелюбнее и проще, работа быстрее;
• встроенная онлайн поддержка в чате – полезнейший элемент, особенно когда продукт только внедрялся (мы туда писали часто), ну и этот же функционал можно использовать при переписке с сотрудниками внутри системы;
• упростилась иерархия проектов, их создание стало не тяжелее, чем создание задачи;
• стали отдельно видны задачи на особом контроле;
• списки дел трансформировались в подзадачи, убрали лишнюю сущность, хотя сначала мы от этого расстроились, но быстро привыкли;
• исчез запрос на изменение дедлана, теперь его можно менять самостоятельно и это записывается в ход задачи, появился своеобразный журнал изменений;
• печально, но факт – исчезла возможность удаления сообщений и прикрепленных файлов (в случае ошибки – это неприятно, в случае ведения журнала – вполне оправданно);
• плюсом стала и возможность работать на различных устройствах, в том числе смартфонах.

В целом после этапа тестирования и устранения багов мы остались довольны новой системой и продолжили свою работу уже на новой платформе.

Команда разработчиков Diplomtime