Наш опыт совместной работы с документами в редакторе «Р7-Офис»
Новости Программы
Мы достаточно часто сталкиваемся с необходимостью работать над тем или иным документом вместе. Решений, которые позволяют это делать, достаточно много. Однако не все они нас устраивают. Во-первых, им зачастую не хватает функционала и гибкости. Во-вторых, мы регулярно имеем дело с жесткими дедлайнами, поэтому искали возможность исключить риски, связанные с возможными сбоями интернет-подключения. Наконец, все актуальнее становится вопрос импортозамещения ПО.
Мы тестировали разные отечественные офисные пакеты. Сегодня поделюсь опытом использования для совместной работы редактора документов «Р7-Офис». Он входит в состав облачного корпоративного сервера, который размещается в локальной сети предприятия. Поэтому подключиться к нему можно даже при неработающем интернете.
В плане функционала Р7 не слишком отличается от других редакторов. Есть возможность совместной работы в облачной версии с авторизацией через учетную запись сотрудника на корпоративном сервере. Можно приглашать пользователей, присваивать им разные статусы и права, вносить правки, оставлять комментарии, общаться в чате.
Заметным отличием редактора, которое меня, можно сказать, подкупило, стало наличие двух режимов редактирования — быстрого и строгого. Быстрый предусматривает, что изменения, которые вносят пользователи, и их имена отображаются в реальном времени. При использовании строгого режима фрагмент текста, который редактируется, помечается пунктирной линией. Ее цвет индивидуален для каждого пользователя, а его имя выводится на экран при наведении курсора.
Быстрый режим мы используем в первую очередь для небольших и не очень сложных документов, над которыми работает не очень много сотрудников. В противном случае из-за отображения изменений и имен пользователей в реальном времени картина получится визуально сумбурная, что мешает воспринимать информацию. Поэтому, как, в принципе, и следует из названия, быстрый режим нам нужен для выполнения каких-то оперативных задач. Строгий — для более продолжительной и, так сказать, вдумчивой работы.
Приглашать пользователей можно в пару кликов: первый — на соответствующей иконке в панели управления, второй — на имени нужного сотрудника в выпадающем списке. Там же есть возможность разграничить права доступа: редактирование или только просмотр, комментарии или рецензирование. Можно также закрыть доступ к документу для отдельных пользователей.
Чтобы сделать внесенные изменения доступными для всех участников совместной работы, их нужно сохранить. Делается это нажатием на иконке стандартного вида (с изображением дискеты, то есть). Обновления подсвечиваются — в любой момент видно, что конкретно изменилось. Хотя этим тоже можно управлять, выбрав, подсвечивать все изменения или только последние. В первом случае в тексте будут выделены обновления, внесенные в течение текущей сессии работы с документом. Во втором — только те, которые были внесены с того момента, как вы последний раз сохраняли свои правки. Можно и вовсе отключить подсветку изменений.
Чтобы пользователи во время совместной работы могли «на ходу» обмениваться соображениями, в «Р7-Офис» есть два инструмента — комментарии и чат. Чат открывается с боковой панели или верхней панели инструментов, переписка отображается в левой части экрана. При этом сообщения в чате очищаются после завершения текущей сессии. Поэтому его лучше использовать для обсуждения вопросов, которые можно быстро решить и больше к ним не возвращаться. Если сделать это в течение одной сессии невозможно, либо важно сохранить историю обсуждения конкретной проблемы, используйте комментарии.
Комментарии создаются по стандартной схеме: выделение нужного фрагмента текста, клик по нему правой клавишей мыши, либо левой — по иконке в панели управления, написание комментария. Хранятся они, пока их не удалит автор. Текст, к которому был создан комментарий, выделяется цветом.
Если вопрос, который вы хотите поднять в комментарии, касается не всех сотрудников, а только некоторых из них, можно воспользоваться функцией упоминания. Для этого при наборе комментария нужно ввести + или @ - выпадет список пользователей, причем не только тех, кто уже участвует в совместной работе над документом, но и всех остальных. Если доступ к документу пользователю еще не предоставлялся, вы сразу сможете присвоить ему нужные права (редактирование, только чтение и т. п.) в открывшемся диалоговом окне.
Функция, которой мы пользуемся не очень часто, но в отдельных ситуациях она бывает полезна — рецензирование. Оно подразумевает, что пользователь проверяет документ и вносит свои правки, не меняя при этом исходный текст. Все внесенные рецензентом обновления будут показаны тому, кто передал документ на рецензирование, но в силу они вступят, только если он их примет — все скопом или выборочно. Это удобно, когда окончательное решение о том, как должен выглядеть документ, принимает только один из участников совместной работы — ведущий специалист по теме или наиболее высокопоставленный сотрудник.
|
29.11.2017 02:28
Что такое Portable-приложения
Софтодром рассказывает о том, что такое портативные приложения и в чем их преимущества перед непортативными
03.12.2017 01:04
Как скрыть папку на компьютере
Софтодром рассказывает о различных способах, которые позволяют скрыть папку или отдельные файлы в Windows
|
|
