Как создать сводную таблицу на примере редактора таблиц «Р7-Офис»

Таблицы — удобный инструмент, который помогает структурировать и анализировать информацию, приводить её к общему виду, проводить простые и сложные вычисления. Но базового функционала одной таблицы хватает не всегда: иногда нужно сравнить данные из нескольких таблиц или сделать общий отчет по таблицам разных отделов компании. В этом случае на помощь приходят сводные таблицы.


Что такое сводная таблица

Сводная таблица — инструмент для анализа данных. Она позволяет объединить данные из отдельных таблиц, обработать их, сгруппировать и представить в виде наглядного отчета. При этом, все параметры отчета и работы со сводными таблицами можно настроить под себя: настраивать расположение строк, фильтровать итоги, перемещать блоки и не только.

Вариантов применения сводных таблиц много — фактически без них не обойтись, если накапливается много данных и на их основе надо делать расчеты, строить прогнозы или получать заключения о рентабельности бизнеса. Например, сводные таблицы используют:

• в сфере продаж — для объединения информации о товарах на складе, объемах продаж и не только;
• в финансовой сфере — для составления общих отчетов, подсчета доходов, убытков, других финансовых показателей;
• в промышленности — для получения сводных данных о складских запасах, количестве заготовок и брака, фиксации информации о технологических процессах (например, вычисления среднего времени производства детали на разных участках завода).

Как работать со сводными таблицами

Представим, что на небольшом предприятии работает четыре токаря, которые выполняют одинаковые задачи. В конце месяца бухгалтеру нужно проанализировать, кто из работников сделал больше работы и принес заводу больше прибыли. Для анализа доступна таблица, в которой указаны: ФИО токаря, наименование обрабатываемых деталей, сборочный узел, в который входит деталь, стоимость обрабатываемой детали, материал заготовки, дата выполнения операций. Рассмотрим возможности работы со сводными таблицами на конкретном примере в редакторе таблиц «Р7-Офис».

Таблица с данными о выполненных операциях


Разберем поэтапно, как бухгалтеру на основе имеющихся данных с помощью сводной таблицы быстро определить лучшего работника.


Этап 1. Создание сводной таблицы

Для работы со сводной таблицей важно, чтобы:

• у каждого столбца в исходной таблице было название (заголовок);
• в каждом столбце были данные только одного формата: даты, числа, текст;
• не было пустых строк и ячеек.

Итак, приступаем. Переходим во вкладку «Вставка», в левом верхнем углу нажимаем «Сводная таблица».

Создание сводной таблицы


Появится всплывающее окно, в котором надо указать диапазон ячеек для переноса в сводную таблицу и лист, на котором ее надо создать.

Диалоговое окно


Выбираем все заполненные ячейки вместе с заголовками столбцов. Также выбираем размещение на новом листе — так работать удобнее. Подтверждаем создание сводной таблицы.

После этого будет создан новый лист, на котором будет две зоны:

• слева — область, где будет создана сводная таблица;
• справа — панель полей сводной таблицы, через которую выполняются все настройки.

Новый лист со сводной таблицей



Этап 2. Настройка сводной таблицы

Вверху панели настроек расположены поля, которые можно добавить в сводную таблицу. Поля соответствуют заголовкам столбцов исходной таблицы. В нашем случае это «Название детали», «Сборочный узел», «Стоимость обрабатываемой детали», «Материал заготовки», «Дата выполнения операции», «ФИО токаря».

Вид панели настроек


Внизу панели размещено четыре области:

• «Фильтры» — отвечает за фильтрацию данных в исходной таблице. Например, с помощью фильтров можно отобразить данные только одного токаря или только за отдельный период.
• «Столбцы» и «Строки» — определяют формат расположения данных. При выборе «Строки» поля размещаются построчно, «Столбцы» — по столбцам.
• «Значения» — отвечает за вычисление выбранных данных. По умолчанию данные суммируются, но таблицу можно перенастроить, например, на умножение или поиск максимального значения. Если в выбранных ячейках текст — таблица посчитает количество ячеек с одинаковым текстом.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку возле нужного поля — редактор таблиц «Р7-Офиса» автоматически разместит данные в соответствующем поле.
• Вручную перетащить поля в нужную область.

Второй вариант лучше — он исключает риск ошибочного распознавания и позволяет формировать сводную таблицу под свои запросы.

В нашем случае надо, чтобы в сводной таблице были ФИО токаря, название обрабатываемой детали и ее стоимость. Данные о материале заготовки, дате исполнения и сборочном узле можно оставить для фильтрации.
Текстовую информацию (имя токаря и название детали) добавляем в поле «Строки», численную — в «Значения».

Заполненная панель настроек


В результате получаем первый вариант сводной таблицы.

Сводная таблица


Из таблицы видно, какие детали обрабатывал каждый токарь и сколько денег смог заработать за указанный период — таблица автоматически сгруппировала эту информацию.

Сводная таблица с данными по каждому специалисту


Аналогично можно добавлять в сводную таблицу любые нужные поля или убирать их, если они не важны. В нашем случае добавленных полей достаточно для понимания производительности каждого токаря. Можно переходить к рассмотрению фильтров.


Этап 3. Настройка фильтров

Для удобства сортировки информации в сводной таблице, можно использовать фильтры. Для этого надо перетащить нужные поля в область «Фильтры». Для примера добавим туда поля: «Сборочный узел», «Материал заготовки», «Дата выполнения операции».

Панель настроек с заполненной областью «Фильтры»


После добавления полей над сводной таблицей появится отдельный блок с фильтрами.

Сводная таблица с блоком фильтров


Для примера отфильтруем данные в таблице по сборочному узлу, в которых входят обрабатываемые детали. Оставим данные только о деталях, которые входят в узел «Распределительный вал».

В блоке фильтров нажимаем на стрелочку возле поля «Сборочный узел», в появившемся окне убираем галочку возле параметра «Выделить все» и поставим ее возле поля «Распределительный вал». Подтверждаем.

Настройка фильтров


Теперь в сводной таблице будут показаны только детали, входящие в сборку распределительного вала.

Таблица, отфильтрованная по отдельному параметру


Фильтры можно настраивать по своему усмотрению: это дает возможность создавать максимально информативные сводные таблицы.

Автор:	Softodrom.ru
Дата:	16.11.2022 20:21