Как работать с функцией БИЗВЛЕЧЬ в редакторе таблиц «Р7-Офис»

Электронные таблицы нужны для того, чтобы не только собирать информацию, но и в дальнейшем ее использовать. В этом контексте одним из важных аспектов является эффективная аналитика, которую можно осуществлять с помощью инструментов «Р7-Офис». В данной статье рассмотрим, как работает функция БИЗВЛЕЧЬ и как она помогает обрабатывать информацию из таблиц.


Зачем нужна функция БИЗВЛЕЧЬ

Функция БИЗВЛЕЧЬ предназначена для поиска и извлечения конкретных фрагментов из обширных и сложных наборов данных. Она может быть особенно полезно для выполнения следующих задач:

• очистка ненужной информации перед анализом и использованием баз данных;
• анализ текстовой или числовой информации;
• автоматизация и унификация отчетности;
• оптимизация принятия решений за счет удаления нерелевантной информации.

Как использовать функцию БИЗВЛЕЧЬ на примере

Функция БИЗВЛЕЧЬ работает на основании двух ключевых условий:

• База данных — то есть таблица, из которой нужно извлечь информацию.
• Шаблон поиска, который определяет фрагмент текста и критерии для извлечения.

При этом сам поиск можно производить по нескольким параметрам, которые соответствуют поставленным задачам. Для примера можно взять таблицу, которая разделена на три столбца, содержащих информацию о товарах:

• Категория.
• Производитель.
• Цена.

При этом одни и те же производители могут присутствовать в разных категориях товаров. И все позиции отличаются друг от друга по цене.




Функция БИЗВЛЕЧЬ предназначена для многократного использования в аналитике определенной базы данных (исходной таблицы). Поэтому для удобства нужно создать дополнительное поле «Шаблон поиска», которое будет содержать столбцы, с теми же самыми параметрами:

• Категория.
• Производитель.
• Цена.

Предположим, что для сверки информации нужно узнать стоимость товара, который принадлежит к определенной категории и производителю. Например, планшет Samsung.

Эту задачу можно выполнить в несколько простых шагов. Для начала необходимо в таблице «Шаблон поиска» прописать нужные значения:

• Категория — планшет.
• Производитель — Samsung.

Далее, в этой же таблице в столбце «Цена» нужно прописать формулу для функции БИЗВЛЕЧЬ:

=БИЗВЛЕЧЬ(база_данных; поле; критерий).

Эта формула складывается из следующих аргументов:

• =БИЗВЛЕЧЬ — запускает необходимую функции.
• база_данных — соответствующая таблица, из которой нужно извлечь информацию.
• поле — это фрагмент базы данных, из которого будет извлечена необходимая информация. В указанном примере это столбец «Цена».
• критерий — здесь необходимо указать критерии для поиска информации. В указанном примере это категория (планшет) и производитель (Samsung).

Чтобы правильно прописать эту формулу нужно выполнить следующие действия:

1. Установить курсор в ту ячейку, где будет отображаться извлеченная информация. В указанном примере это будет столбец «Цена» в таблице «Шаблон поиска».
2. Прописать вручную название функции — =БИЗВЛЕЧЬ.
3. Указать базу данных, из которой необходимо извлечь информацию. Для этого нужно с помощью курсора выделить соответствующую таблицу.

Важно выбирать таблицу вместе с заголовками. В указанном примере это будут столбцы «Категория», «Производитель» и «Цена». Выбранный фрагмент добавится в формулу.



Теперь нужно в формуле указать аргумент «поле», это можно сделать несколькими способами:

• Курсором выбрать заголовок соответствующего столбца из базы данных.
• С помощью клавиатуры прописать название столбца в кавычках. В указанном примере это будет столбец “Цена”.
• Прописать просто порядковый номер исходного столбца из таблицы. В указанном примере это будет цифра “3”.

Каждый из этих способов приведет к одному и тому же результату.



В конце необходимо указать третий аргумент — «критерий». Для этого нужно с помощью курсора выбрать соответствующие ячейки в таблице «Шаблон поиска». Их также надо выделять вместе с заголовками столбцов.

В указанном примере это будут:

• «Категория» — планшет;
• «Производитель» — Samsung.

Когда формула полностью прописана, нужно нажать клавишу Enter. В итоге программа извлечет нужную информацию из таблицы «База данных» и покажет ее в таблице «Шаблон поиска».



Если функция настроена и работает корректно, то ее можно использовать сколько угодно раз. И для этого необязательно повторять все указанные выше действия. Достаточно просто менять критерии для поиска (категорию и производителя), а программа будет автоматически отображать соответствующий результат (цену).



Преимущества и ограничения функции БИЗВЛЕЧЬ

Важное преимущество функции БИЗВЛЕЧЬ заключается в том, что ее можно использовать для поиска по большому количеству критериев.

Дополнительные параметры

Если взять пример выше, то можно извлекать информацию, используя другие критерии поиска. Например, указать категорию товара и цену — планшет за 35 000. Тогда программа отобразит производителя — Samsung.

При необходимости можно также добавить больше критериев. Например, дополнительно указать модель товара, дату продажи, фамилию продавца и прочее. Все это можно прописать в формуле, чтобы искать нужную информацию.

Ограничения

При использовании функции БИЗВЛЕЧЬ важно также учитывать ограничения, из-за которых она не будет работать:

• Дублирование критериев для поиска — если в базе данных содержатся две и более строки с одинаковыми значениями.
• Отсутствие критериев для поиска — если в базе данных вовсе нет строки с указанными значениями.

В таких случаях программа выдаст ошибку.

В целом функция БИЗВЛЕЧЬ представляет собой ценный инструмент для эффективной работы с текстовыми данными. Она открывает множество возможностей для поиска нужной информации в обширных массивах данных, упрощает обработку и анализ текстов, и способствует повышению производительности при работе с таблицами.

Автор:	Softodrom.ru
Дата:	22.03.2024 20:42